Directiesecretaresse | Managementassistente – Barendrecht

Wat ga je doen?

Als accurate en enthousiaste directiesecretaresse beheer je de drukbezette agenda
van onze directeur-bestuurder. Je plant afspraken in en herinnert hem tijdig aan openstaande actiepunten. Ook ondersteun je de managers waar nodig en collega’s kloppen soms bij je aan voor hulp. Bij besluitvorming help je mee in de voorbereiding en lever je de gevraagde stukken en gegevens aan. Deze informatie haal je op bij het management en maak je beschikbaar. Je notuleert o.a. de managementvergaderingen en overleggen met de huurdersorganisatie en bewaakt de actielijsten die hieruit voortkomen. Verder werk je met gemak correspondentie uit en archiveer je documenten.
Iets buiten jouw takenpakket werken? Daar draai jij je hand niet voor om. Je bent helemaal in je element wanneer er een evenement of bijeenkomst op de planning staat. Jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes geregeld is. Van de catering tot de bedankjes; jij bent van de details en maakt van alle contactmomenten een positieve beleving. Zo gaan jouw planningsvaardigheden hand in hand met betekenisvol werk voor de maatschappij!

1) Secretariële ondersteuning directeur-bestuurder                                                                                                                       

a) Beheren van de agenda, telefoonafhandeling, sorteren en afhandelen van de inkomende post, ontvangen van bezoek, zorgdragen voor relatie-adressensysteem, zorgdragen voor werk- en statisch archief en verrichten van uiteenlopende administratieve werkzaamheden. 
b) Verzamelen, beoordelen op compleetheid en voorleggen van documenten voor ondertekening, vervolgens op juiste wijze afhandelen. 
c) Fungeren als projectsecretaresse voor bestuurlijke projecten. 
d) Uitwerken van notities van de directeur-bestuurder

2. Vergaderorganisatie en –uitvoering Bestuur en MT

a) Verzorgen van vergaderschema’s, het in orde maken van vergaderstukken, toezien op aanbiedingsbrieven en voorbereiden/notuleren/maken van besluitlijsten/bijhouden actiepunten van MTB-vergaderingen. 
b) Het in overleg met de bestuurssecretaris toezien op de uitvoering van de acties uit de MTB-vergaderingen. 
c) Opstellen en bewaken van de jaarplanning van overlegstructuren. 
d) Zorgdragen voor een up-to-date, compleet en logisch ingedeeld werkarchief en statisch archief. 
e) Verzorgen van vergaderschema’s, het in orde maken van vergaderstukken, het voorbereiden, notuleren en het bijhouden vanBewonersraadvergaderingen (in overleg met manager wonen).

3. Ondersteuning bestuurssecretaris en P&O adviseur

a) Ondersteunen van de bestuurssecretaris ten behoeve van de RvC, directeuru0002bestuurder en MT. 
b) Ondersteunen van de P&O-adviseur op (in ieder geval) het gebied van de personeelsadministratie.

4. Facilitaire zaken                                                                                                                                                                    

a) Zorgdragen voor de externe beveiliging van het kantoorgebouw. 
b) Zorgdragen voor de netheid en aankleding van het gebouw en de directe omgeving. 
c) Zorgdragen voor het goed functioneren van alle huishoudelijke apparatuur 
d) Zorgdragen voor de inkoop en het beheer van abonnementen, kantoorartikelen, 
bedrijfskleding en van de voorraden van de keuken en de koffieapparaten 
e) Coördineren en uitvoeren van de facilitaire ondersteuning bij vergaderingen en bijeenkomsten.